უბრალო მომხმარებლების უმეტესობა მუშაობს ელექტრონული ფოსტით პირდაპირ საიტზე. მისი ფუნქციონირება საკმარისია ელ.ფოსტის შესაქმნელად და მისაღებად. მაგრამ რა მოხდება, თუ თქვენ გჭირდებათ იგივე წერილის გაგზავნა დიდი რაოდენობით ადამიანთან, თქვენ უნდა გაგზავნოთ გარკვეული შეტყობინება კონკრეტულ დროს, გააგრძელოთ წერილების გაგზავნა პიროვნების მონაწილეობის გარეშე, სანამ ის შვებულებაში იმყოფება სანაპიროზე? ასეთ შემთხვევებში სამაშველოში მოდის ყველა სახის პროგრამა და სერვისი ავტომატური საფოსტო გაგზავნისთვის. ისინი განსხვავდებიან ფუნქციურობით, ფასიანი/უფასო, მუშაობის მახასიათებლებით და მრავალი სხვა ფაქტორით, მაგრამ რაც მათ აერთიანებს არის ის, რომ სამუშაოდ არ სჭირდებათ ადამიანის მუდმივი ყოფნა. ელფოსტა შეიძლება გაიგზავნოს 24 საათის განმავლობაში სხვადასხვა რეგულირებადი ინტერვალებით.
რაში გვჭირდება საინფორმაციო ბიულეტენი?
მოსაზრება, რომ ვებგვერდი არის მთავარი და ყველაზე ეფექტური მარკეტინგული ინსტრუმენტი, შორს არის სიმართლისგან. პროდუქტის ან სერვისის მყიდველების უმეტესობა ერთჯერადადვებ გვერდის მონახულება ჯერ არ არის მზად შესყიდვის გადაწყვეტილების მისაღებად. მიზეზები შეიძლება განსხვავებული იყოს და ბოლო ადგილზე არ არის ბანალური დავიწყება. მომხმარებელს უბრალოდ არ ახსოვს, რომ დაინახეს ისეთი რამ, რამაც მათი ყურადღება მიიპყრო. ზოგიერთ პოტენციურ მყიდველს არაერთხელ უნდა შეახსენონ საკუთარი თავი, სანამ საბოლოოდ არ გააკეთებენ შეძენას. და ავტომატური გაგზავნილი ელფოსტა ემსახურება ასეთ შეხსენებას.
ელფოსტის კლიენტებისა და სერვისების შესაძლებლობები
არის მრავალი პროგრამა და სერვისი კორესპონდენციის ავტომატური ფოსტისთვის, ფასიანიც და უფასოც. მათი ფუნქციონირება არ შემოიფარგლება მხოლოდ ადამიანის ჩარევის გარეშე წერილების გაგზავნით, მისი შესაძლებლობები გაცილებით ფართოა:
- მასობრივ გაგზავნამდე წერილების ეფექტურობა შეიძლება შემოწმდეს მომხმარებელთა შერჩეულ ჯგუფზე ამ წერილების გაგზავნისა და მიწოდების სტატისტიკის, მათი მიღების შემდეგ კლიენტების აქტივობის შესწავლით.
- სერვისები საშუალებას გაძლევთ რეგულარულად განაახლოთ აბონენტების სია მიწოდების შეცდომების შესახებ სერვისის შეტყობინებების დამუშავებით. ამრიგად, სისტემის რესურსები არ იხარჯება უსარგებლო საფოსტო მისამართებზე, რომლებიც აღარ არსებობს.
- სტატისტიკური მონაცემები ბმულზე დაწკაპუნებებზე ელფოსტაზე დაგეხმარებათ შეაფასოთ სარეკლამო კამპანიის ეფექტურობა.
- ჩაშენებული ტექნოლოგია აბონენტების მდებარეობის დასადგენად საშუალებას მოგცემთ აირჩიოთ წერილები გაგზავნისთვის გეოგრაფიის მიხედვით.
- წერილების გაგზავნის ბაზის შევსება შესაძლებელია სხვადასხვა ავტომატური გზით, მაგალითად, სკანირებითსაიტები ვებში.
წერილებზე ავტომატური პასუხები ასევე კონფიგურირებულია. ეს გამოგადგებათ, მაგალითად, წასვლისას. ის, ვინც დაწერა, შეიძლება აცნობოს, რომ წერილი მიღებულია, მაგრამ მასზე პასუხი დაბრუნების შემდეგ იქნება გარკვეული დროის შემდეგ. თუ მოხდა ელ.ფოსტის მისამართის ცვლილება, მაშინ ძალიან ადვილია ძველ მისამართზე გაგზავნილი წერილის მიღება - უბრალოდ დააყენეთ გადამისამართება. მაგრამ როგორ ვაცნობოთ ყველას, ვინც წერს, რომ ძველი მისამართი აღარ არის აქტუალური და შემდეგ ჯერზე ჯობია პირდაპირ სხვას მივწეროთ? და ავტომატური წერა დაგეხმარებათ ამაში.
ასეთ პროგრამებს ჩვეულებრივ აქვთ ტიპიური ასოების შაბლონები, რომლებიც ადვილად შეიძლება შეიცვალოს თქვენს საჭიროებებზე. ამ ყველაფრის წყალობით, ავტომატური ფოსტის გაგზავნა საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ საქონლისა და სერვისების პოპულარიზაცია რეკლამაზე, დამუშავებასა და კორესპონდენციის ანალიზზე დახარჯული მინიმალური დროისა და ფულით.
რა გავაგზავნო?
ყველაზე პოპულარული წერილებია მისალოცი (მაგალითად, რესურსზე დარეგისტრირების შემდეგ) და მადლიერება (მაგალითად, სრულყოფილი შეკვეთისთვის ან კომპანიასთან ხანგრძლივი თანამშრომლობისთვის).
მილოცვა ყველაზე წაკითხული წერილებია. ხალხი მიჩვეულია მათ ხილვას, უმეტესობა ხსნის მათ სასარგებლო ან საინტერესო ინფორმაციის მოსაძებნად.
მადლობის წერილები შეიძლება შეიცავდეს ინფორმაციას შეკვეთის, მიწოდების მეთოდის, სხვადასხვა აქციებისა და ფასდაკლებების შესახებ რეგულარული მომხმარებლისთვის. ეს ყველაფერი იზიდავს ადამიანებს და ასეთ წერილებსაც, როგორც წესი, კითხულობენ ან შემთხვევით მაინც უყურებენ.
ავტომატური წერა შეუძლიაშესთავაზეთ პროდუქტები, რომლებიც დაკავშირებულია იმ პროდუქტებთან, რომლებიც ადამიანმა შეიძინა, ან რომლითაც ის იყო დაინტერესებული. წერილები საშუალებას მოგცემთ მიულოცოთ, მაგალითად, დაბადების დღე, ინდივიდუალური მომგებიანი შეთავაზება.
მომხმარებლის რთულ პრობლემებთან მუშაობისთვის, რა თქმა უნდა, უკვე დაგჭირდებათ სპეციალისტები. მაგრამ უფრო მარტივი საკითხები, ავტომატური ასოების წყალობით, შეიძლება მოგვარდეს მთელი საათის განმავლობაში და ყოველდღიურად, როცა მომხმარებლებს ეს სჭირდებათ.
პროგრამებისა და სერვისების მრავალფეროვნებას შორის კარგად არის ცნობილი Microsoft-ის Outlook პროგრამა, ამიტომ მისი მაგალითის გამოყენებით განიხილება დაგზავნის სიების შექმნის, ავტომატური პასუხების და გარკვეული წერილების გადაგზავნა სხვა მისამართებზე.
საინფორმაციო ბიულეტენი
ადამიანთა დიდი ჯგუფისთვის წერილის გასაგზავნად, არ არის საჭირო ყოველ ჯერზე მათი ხელით დამატება დაგზავნის სიაში. ამისათვის შეგიძლიათ შექმნათ საფოსტო სია. პროგრამის "მთავარ" ჩანართზე უნდა აირჩიოთ პუნქტი "კონტაქტის ჯგუფის შექმნა", შემდეგ მიუთითოთ ამ ჯგუფის სახელი და დაამატოთ წევრები. მონაწილეთა სია და ჯგუფის სახელი, საჭიროების შემთხვევაში, რედაქტირდება ან მთლიანად იშლება. იგივე კონტაქტი შეიძლება შედიოდეს მომხმარებელთა ჯგუფების თვითნებურად დიდ რაოდენობაში, რომლებზეც განხორციელდება ავტომატური ფოსტის გაგზავნა. ეს დაზოგავს დიდ დროს.
ავტომატური წერა: როგორ გავაკეთოთ
ზოგჯერ საჭიროა ავტომატური წერილის გაგზავნა მკაცრად განსაზღვრულ დროს და თავად გამგზავნის არყოფნის შემთხვევაში კომპიუტერთან. Outlook-ში წერილების ავტომატური გაგზავნა სწორედ ამის საშუალებას გაძლევთ. თქვენ უნდა დაწეროთ რეგულარული წერილიმიამაგრეთ თქვენთვის სასურველი ფაილები, მიუთითეთ მიმღებ(ებ)ი ან საფოსტო სია და შემდეგ გადადით მენიუს განყოფილებაში "ოფციები". შემდგომ ამ განყოფილებაში არჩეულია პუნქტი „მიწოდების დაგვიანება“და შემდეგ – „არ მიიტანო მანამ“. შემდეგ ხდება ყველა საჭირო პარამეტრის კონფიგურაცია, მათ შორის წერილის გაგზავნის თარიღი და დრო, მიწოდებისა და წაკითხვის შეტყობინებების არსებობა ან არარსებობა და ა.შ.
ყველა საჭირო მონაცემის მითითების შემდეგ, გაგზავნეთ ელ.წერილი. ის შეინახება გაგზავნილი წერილების საქაღალდეში, მაგრამ რეალურად მიდის მიმღებთან მხოლოდ მითითებულ დღესა და საათში. მნიშვნელოვანია, რომ ამ დროს კომპიუტერი ჩართულია, მასზე მუშაობს პროგრამა და ასევე არის ინტერნეტთან კავშირი. თუ ეს პირობები არ შეიქმნა სწორ დროს, მაშინ წერილების ავტომატური გაგზავნა მოხდება იმ მომენტში, როდესაც ისინი საბოლოოდ შესრულდება. ეს არ არის ძალიან მოსახერხებელი, მაგრამ ვერაფერს გააკეთებთ.
ავტომატური გადამისამართება Outlook ელფოსტა
პირველი ადრესატისგან სხვებისთვის წერილების გაგზავნის ორი გზა არსებობს - გადამისამართება და გადამისამართება. გადაგზავნილი წერილები გამოირჩევა აბრევიატურის FW არსებობით თემაში და მიმღები ხედავს, თუ რომელი მისამართიდან იყო წერილი თავდაპირველად გაგზავნილი და საიდანაც მას მოგვიანებით გადაეგზავნა. გადამისამართება არ არის შესამჩნევი მიმღებისთვის, ის ხედავს წერილს როგორც პირველი გამგზავნის მიერ გაგზავნილი.
გადამისამართების კონტროლი
შეგიძლიათ დააყენოთ აბსოლუტურად ყველა შეტყობინების გადამისამართება, ან შექმნათ წესები, რომლებიც არეგულირებენ რა და როდის უნდა მოხდეს გადამისამართება. ამ შემთხვევაში, გადაგზავნილი შეტყობინებები ინახება საქაღალდეში"Შემომავალი". პროგრამა აანალიზებს გაგზავნილ წერილს და თუ ის აკმაყოფილებს წესებში მითითებულ პირობებს, მაშინ ასრულებს ამ წესით მითითებულ მოქმედებას. ეს შეიძლება იყოს არა მხოლოდ წერილების ავტომატური გადაგზავნა ან მათზე პასუხი, არამედ მისი გადატანა კონკრეტულ საქაღალდეში, ანუ დახარისხება, წაშლა და ა.შ.
შემომავალი კორესპონდენციის დამუშავების წესების შესაქმნელად, პროგრამის მთავარ ჩანართზე უნდა აირჩიოთ პუნქტი "წესები". გარდა ამისა, მენიუში "მართეთ წესები და გაფრთხილებები", მიღებული ასოების დამუშავების ალგორითმები უკვე პირდაპირ არის კონფიგურირებული.
წინასწარი უარყოფა
ზოგიერთი ელფოსტის გადამისამართება შეუძლებელია - ეს ხდება მაშინ, როდესაც გამგზავნმა განათავსა დაცვა მის მიერ გაგზავნილ ფოსტაზე, რაც ხელს უშლის მიმღებს ამ ინფორმაციის სხვასთან გაზიარებაში. ასეთი შეზღუდვა მოხსნილია მხოლოდ გამგზავნის მიერ, მიმღები ამას ვერანაირად ვერ გააკეთებს.
ასევე კომპანიებში, სისტემის ადმინისტრატორს შეუძლია დააწესოს საკუთარი წესები, რომლებიც ზღუდავს ან კრძალავს წერილების სრულ გადაგზავნას კომპანიის ქსელის გარეთ, ზოგჯერ კი მის შიგნით. ეს კეთდება კორპორატიული ინფორმაციის დასაცავად.
ავტომატური პასუხები
თუ ადრესატი არ არის მივლინების, შვებულების, ავადმყოფობის ან სხვა მიზეზის გამო, შესაძლებელია წერილებზე ავტომატური პასუხების დაყენება. თუ ფოსტა განთავსებულია კორპორატიულ ფოსტის სერვისზე, მაშინ თქვენ ასევე შეგიძლიათ შექმნათ განსხვავებული პასუხები კომპანიის სხვა თანამშრომლების წერილებზე და გარედან მიღებულ წერილებზე.
ამ ფუნქციის ჩასართავად პროგრამის მენიუში "ფაილი" განყოფილებაში აირჩიეთ პუნქტი "ავტომატური პასუხები", სადაც უნდა აირჩიოთ "ავტომატური პასუხების გაგზავნა". ამ განყოფილებაში იწერება წერილების ტექსტი და მითითებულია ის პერიოდი, რომლის განმავლობაშიც გაიგზავნება ეს პასუხები. თუ მომხმარებელი ამ პერიოდის დასრულებამდე ონლაინ იქნება, მას მოგეთხოვებათ გამორთოს ფუნქცია.
ავტომატური პასუხების მოქმედების პერიოდისთვის შეგიძლიათ დააყენოთ ფოსტის დამუშავების წესები, მაგალითად, გადააგზავნოთ ისინი კომპანიის სხვა თანამშრომლებისთვის, რომლებსაც შეუძლიათ წარმოქმნილი საკითხების გადაჭრა და ა.შ.
პროგრამაში ხელმისაწვდომია დეტალური დახმარება, ასევე ინსტრუმენტების რჩევები, რათა თავიდან აიცილოთ საერთო შეცდომები მასთან მუშაობისას.
