ელ.ფოსტა, ქაღალდის ასოებთან შედარებით დიდი უპირატესობების გამო, დიდი ხანია გახდა კომუნიკაციის ერთ-ერთი მთავარი სახეობა. თუმცა, როგორც ბევრ სხვა ტექნოლოგიურ ინოვაციას, ამ ტიპის კომუნიკაციას თავისი წესები აქვს. იმისდა მიუხედავად, რომ ინტერნეტ ფოსტით კომუნიკაცია გახდა ცხოვრების მრავალი სფეროს განუყოფელი ნაწილი, მომხმარებელთა უმეტესობა ვერ შეძლებს უპასუხოს კითხვას, თუ რა არის ელექტრონული ფოსტის კომპონენტები.
ელფოსტის სტრუქტურა მომხმარებლის თვალსაზრისით
ელფოსტის შეტყობინებები მსგავსია და ძალიან განსხვავდება ძველი თაობისთვის ნაცნობი ქაღალდის ასოებისგან. მაგრამ ელ.ფოსტის სერვისის მიუხედავად, ელ.ფოსტის სტრუქტურა ყოველთვის იგივეა. მოდით ჩამოვთვალოთ ელექტრონული ფოსტის კომპონენტები და მოკლედ აღვწეროთ თითოეული მათგანი:
- ველი "მიმდევრობა". ეს ველი შეიცავს მიმღების მისამართს. თუ რამდენიმე მიმღებია, გამოყავით ისინი მძიმით.
- "Subject" ველი. ბევრ საფოსტო სერვისში ის სავალდებულოდ ითვლება. და მომხმარებლებისთვის უფრო ადვილი იქნება ასოს პოვნა, თუ მასში თემა სწორად არის მითითებული.
- ასოს სხეული. ელფოსტის ტექსტი შეიცავს მთავარ ტექსტს.
ელფოსტის დამალული კომპონენტები
ჩვენ გადავხედეთ ასოს ხილულ სტრუქტურას. მაგრამ შეუიარაღებელი თვალით ხილული ელემენტების გარდა, შემდეგი ველები ასევე შეიძლება მიეკუთვნებოდეს ელ.ფოსტის კომპონენტებს:
- ვისგან (ეს ველი ივსება ავტომატურად);
- ასლი (მთავარი ადრესტის გარდა, წერილის ასლი ეგზავნება სხვას);
- ბრმა ასლი (გამოიყენება, თუ წერილის ასლი უნდა გაიგზავნოს მთავარი ადრესატის ინფორმირების გარეშე);
- დანართები.
ელფოსტის კომპონენტები ტექნიკური თვალსაზრისით
ტექნიკური თვალსაზრისით, ნებისმიერი ელფოსტა ასევე შეიცავს შემდეგ კომპონენტებს:
- ჰადერები, ან, როგორც მათ ასევე უწოდებენ, SMTP პროტოკოლის კონვერტები. ეს სათაურები შეიძლება იყოს ან არ იყოს შეტანილი ელ. ფოსტის ტექსტში. ანუ, შესაძლებელია სიტუაცია, როდესაც ფოსტის სერვერს აქვს მეტი ინფორმაცია, ვიდრე მითითებულია შეტყობინების ტექსტში. სათაური შეიცავს გამგზავნის, მიმღებთა და გამგზავნი ჰოსტის მისამართებს.
- თავად შეტყობინება, რომელიც არის SMTP პროტოკოლების ენაზედათას ეძახიან. ის, თავის მხრივ, იყოფა:
- წერილის სათაური - ქაღალდის ფოსტის ანალოგიით, შეიცავს მონაცემებს ფოსტის სერვერების შესახებ, რომლებიც გაიარა წერილმა და სხვა ინფორმაცია;
- ასოს სხეული - თავად წერილის ტექსტი.
ელ.ფოსტის სტრუქტურა საქმიანი მიმოწერისთვის
თუ აქამდე ვსაუბრობდით ელექტრონული ფოსტის სტრუქტურაზე ტექნიკური თვალსაზრისით, ახლა მოდით გადავხედოთ კარგად დაწერილი ელ.წერილის ელემენტებს საქმიანი მიმოწერისთვის, რადგან ყველა თავმოყვარე კომპანია ცდილობს დაიცვას. კომუნიკაციის ზოგადად მიღებული სტანდარტებით.
მიუხედავად იმისა, რომ არსებობს ელექტრონული შეტყობინებების სხვადასხვა კლასიფიკაციის დიდი რაოდენობა, ისინი იყოფა ორ ჯგუფად დიზაინის სტრუქტურის მიხედვით. პირველი ჯგუფი არის საკომუნიკაციო წერილები, ისინი გამოიყენება მუშაობის პროცესში. მეორე არის შეთანხმების წერილები: შეტყობინებები, რომლებიც აჯამებენ შეხვედრას, მიუთითებენ სამუშაოს დასრულების ვადებს და სხვა მნიშვნელოვან ასპექტებს თითოეული მხარისგან მოთხოვნილი ქმედებების გასარკვევად.
მოდით ჩამოვთვალოთ თითოეული ტიპის ელ.ფოსტის კომპონენტები ცალ-ცალკე.
წერილი-კომუნიკაცია
მისი სტრუქტურა უნდა შეიცავდეს:
- ელფოსტის თემა. ამ ველში უმჯობესია მიუთითოთ ზუსტად რას მოელით მასპინძისგან, როგორიცაა შეხვედრის დროის შეთანხმება, განსახილველი საკითხების სია და ა.შ.
- გამარჯობა. მაშინაც კი, თუ წერილის გაგზავნა იგეგმება რამდენიმე ადამიანისთვის,საქმიანი კომუნიკაციის ეთიკა გულისხმობს ადრესატთა სავალდებულო მისალმებას.
- შეტყობინებების შინაარსი. ელფოსტის რეალური ტექსტი, რომელიც აღწერს მოთხოვნას რაც შეიძლება კონკრეტულად.
- კორპორატიული ხელმოწერა. პუნქტი, რომელიც ბევრს ავიწყდება. სწორად შედგენილი ხელმოწერის შაბლონი შეიცავს ავტორის სრულ სახელს და თანამდებობას, მის საკონტაქტო ინფორმაციას (ტელეფონის ნომერი, კომპანიის ვებსაიტის ბმულები, ელფოსტა და ა.შ.). ხელმოწერა შეიძლება განსხვავდებოდეს ორგანიზაციის მიერ მიღებული წესებისა და რეგულაციების მიხედვით.
- ველები "To" და "Cc". ისინი ჩამოთვლილია ბოლო მიზეზის გამო - მათი ბოლო შევსებით გამორიცხავთ დაუმთავრებელი ან გადაუმოწმებელი შეტყობინების გაგზავნის შესაძლებლობას.
შეთანხმების წერილი
როგორც ზემოთ აღინიშნა, ამ ტიპის ელექტრონული შეტყობინება გამოიყენება შეხვედრის შედეგების შესაჯამებლად, თითოეული მხარისთვის სამოქმედო გეგმის მითითებისთვის და ვადების დასაფიქსირებლად. ასეთი წერილები შეხვედრების ერთგვარი „პროტოკოლია“და საშუალებას გაძლევთ მოხერხებულად მოაწყოთ ინფორმაცია. ამ ტიპის ასო აგებულია გეგმის მიხედვით:
- გამარჯობა. თუ წერილში შეჯამებული შეხვედრაში მონაწილეთა რაოდენობა მცირე იყო, შეგიძლიათ ჩამოთვალოთ ყველას სახელით ან გამოიყენოთ მისალმების განზოგადებული ტიპი.
- გაიმეორეთ შეხვედრის მიზანი, რომლის შედეგები შეჯამებულია წერილში.
- შეხვედრის დროს განხილული საკითხების ჩამონათვალი. თითოეულ საკითხზე მითითებულია შეთანხმებები, გადაწყვეტილებები და განხორციელების ვადები.
- საკითხების სია, რომლებიც არ საჭიროებს გადაუდებელ გადაწყვეტას, მაგრამ არ უნდა გამოტოვოთ.
- შეხვედრის მონაწილეთა აზრის დაზუსტება - ყველაფერი გათვალისწინებულია?
- თარგის ხელმოწერა.
